如何为您的非营利组织运行筹款议院派对

图片由Samantha Gades通过 uns

人们渴望希望,连接和谈话。您可以为您提供所有这些支持者等等。

“谢谢你让我有机会捐赠给你的事业。你做的是如此重要。我还能提供帮助吗?“

如果您为一个小型非营利组织工作,您梦见这些话。

事实是,您的捐赠者渴望支持您的非营利组织的希望,联系和对话。凭借正确的规划,运行筹款议院派对优惠,将这些联合在一起,并在一项简单而真正的令人难忘的活动中聚集在一起。

编辑’s Note: 这些建议可以—在我们看来,应该—被修改为包括Covid-19安全预防措施。服用“house”在本指南中的各个方面并通过遵守当地健康指南和限制的社会距离聚会,是一个伟大的起点。 

什么是筹款别墅派对?

三小时,邀请,最多30人的社交聚会,托管在你的一个支持者的家中。该活动涉及展示您的工作和影响,问题和答案的时间,小组讨论,筹款要求以及参与者随便社交的时间。

这种聚会是资源不足的组织的理想选择。也许你没有志愿者团队协调一个主要的筹款活动,或者是一个华而不实的视频的预算,或者专业的图形来解释你的工作。如果1,000美元为您的组织提供了很长的路要走,所列派对可能适合您(我们每场比赛平均筹集1,100美元)。您希望能够获得免税捐赠,理想情况下,在线捐赠能力(我们真的很喜欢 )。

对于仍在努力改进他们的信息的组织来说,这也很好,特别是如果您在基本的便利体验中吸引了发言者。

我们估计,使用本指南,您需要一个组合的20个团队时间来运行您的第一个事件 - 从最初的计划到最终捐赠者感谢您的卡片(不包括可能有助于停车/设置的人的志愿者时间) 。通过经验,可以减少那个时间,总数受到食品准备,后续电话的变量的影响,以及为促进事件而采取的时间。金融利润可能不大(不建议您的补助书),但金钱超出了许多好处。

运行筹款别墅派对的好处:

  • 与您的非营利组织可能服务的新人联系(如果您的组织主要在线工作,则滋补具有面对面的互动);
  • 优化你的口头信息;
  • 展示您组织的工作,包括商业产品;
  • 了解人们想要了解您的组织以及如何更好地服务您的利益相关者(通过活动和事件后调查的对话);
  • 使筹款乐趣和参与,给予捐助者成为一个赋予社区的一部分的经历;
  • 充满信心地制定财政要求,对主要捐助者要求的良好做法;
  • 筹集资金并发展您的捐赠基地 - 我们每场比赛平均七个新捐助者;
  • 加强与现有金融支持者的债券,其中一些人可能成为主要捐助者;
  • 获得非货币支持的支持,例如,个人介绍,志愿服务,董事会参与,促销援助,货物捐赠,捐赠者或志愿者举办未来的房屋缔约方;和
  • 将新人添加到您的邮件列表中。

组织筹款别墅派对的步骤:

1.设置你的意图。

评估您想要的事件,并分配团队的角色和职责以实现这些目标。

2.设计活动。

这是我们的三个小时活动计划:

  • 随意与食物和饮料进行社交(30分钟);
  • 欢迎来自主人,家政信息,以及对组织工作的简要支持(5分钟);
  • 欢迎推荐人,包括简要传记(8分钟);
  • 活动议程(2分钟);
  • 您组织的使命和成就(15分钟)概述;
  • 客人自行推出 - 每人最多45秒 - 使用焦点问题,例如,你为什么热衷于此<您组织的工作领域>? (25 minutes);
  • 短暂休息(15分钟);
  • 关于您的计划和组织的介绍(40分钟);
  • 您重新审视您的组织的愿景并使您的财务要求(5分钟);
  • 您分发了包含书面捐赠表格,事件调查和邮票的信封(8分钟);
  • 结束句子(2分钟);和
  • 休闲混合。

3.组装你的团队。

我们建议您团队的两个人共同促进众议院。像继电器比赛一样,共同促进允许每个参与者休息并在整个活动中休息。参与者也更有趣,特别是如果您能找到融合不同的促进者风格的方法。

接下来,调用熟悉您工作的潜在主机,在其值中对齐,并具有合适的托管空间。我们推荐一个网络良好的当地。要求他们邀请能够在经济上贡献的朋友和/或捐赠饮料和/或手指食品。

如果需要,找到额外的志愿者,以帮助设置,停车和欢迎人员。这对您的董事会成员来说可能是一个很大的作用。

4.创建您的邀请。

我们建议使用  (是免费的),以便设计精美的邀请和简单的方法来追踪谁打开邀请和回应。如果您的组织使用通讯服务,这也可以满足,或者至少可以使用电子邮件。

以下是示例文本:

亲爱的<FIRST NAME>,

您被邀请参加鼓舞人心的对话和筹款人!

请加入我们<DATE>,与亲密的对话与<演示者的姓名> about <您组织的重点/使命>和工作的工作<您的组织名称>.

我们希望您能够慷慨地支持这一独特而鼓舞人心的非营利组织。

请享受美丽的家<HOST’S NAME> in <TOWN, STATE>。将提供美味的手指食品,葡萄酒和其他饮料。

请之前rsvp<DATE>. Seating limited.

谢谢,

<YOUR SIGNATURE>

注意:确保您的活动标题中有“筹款”一词,以便人们为财务询问准备。

5.邀请人们。

在您的活动前至少三个星期发送您的邀请,到三到五次您想参加的最终人数。

在一个在线电子表格(共同促进者之间共享)的Guest List组装,用“名字”列,“姓氏”,“电子邮件地址”,“电话号码”,“Componal STATUS”,“组织联系人”(列表)您的团队成员将在需要的话,如果需要)和“票据”(注释“(记录关于RSVP后续行动和未来事件的兴趣的杂项信息)。将邀请软件复制和粘贴到您的邀请软件中,只有名字和电子邮件地址(您可能首先下载为.csv文件)。

您家庭派对的主人是绘制人群的主要盟友;我们的三分之一的与会者通过我们的主持人邀请我们不知道。与主机分享邀请文本和事件链接的草稿。询问主机将这些详细信息复制到邀请他们的朋友的个性化电子邮件中。根据需要,为他们提供截止日期并通过电话跟进。

如果您在发送邀请函后一周尚未达到RSVP目标,您或您的主机可以致电和/或发短信。像evite这样的软件为您提供见解,例如,谁查看了您的邀请,但没有rsvp,尚未见过您的邀请。

6.组装您的材料:

  • 钢笔;
  • 纸张,为客人注意到您的工作;
  • 食物和饮料(吸引食物和饮料真的有助于培养养育气氛);
  • 鲜花,感谢您的主人;
  • 折叠椅;
  • 促进或定时设备,以便于;
  • 篮子,适用于捐赠和完成调查的信封;和
  • 印刷捐赠表格;
  • 捐赠URL Slips,将人们转向捐赠页面;
  • 自卫信封;
  • 邮票;
  • 商业名片;
  • 印刷调查(打印样本 ,在线样本 );
  • 打印的“事件运行表”(见下文 - 一个复制每个用于辅导员和主机);
  • 笔记本电脑,用于在线捐赠;
  • 讲义,例如关键材料解释您的工作以及人们如何参与其中;
  • 标签;和
  • 嘉宾名单。

7.准备您的材料。

当您在赛事结束时进行财务询问和分发您的调查时,您将想要伴随着自我辅助的信封,每个信封内的邮票。这让人们更多的时间考虑他们的调查答案或从他们家的舒适度下做出财务贡献。自我地址足够的信封,以便每个人都有这个选项。

如果人们希望在您的活动中捐款并完成调查,他们通常会使用信封进行捐赠,并将其递给您调查。然后,您可以在下一次事件中重用信封和封闭的邮票。

组装您的信封也是您的机会,您可以将书面捐赠表格,捐赠URL滑块(一小块纸上与您的在线捐赠页面链接的完整URL),您的讲义和您的名片中的每个信封内。

8.托管筹款别墅派对。

您的客人在客人抵达30-60分钟,以便:

  • 设置食物和饮料;
  • 设置房间,以便每个人都可以看到和听到 - 一圈椅子是理想的,增加了客人能够听到的机会;
  • 设置您的捐赠篮,信封,调查,讲义和纸张可以写入;
  • 写客户名称标签;
  • 将笔记本电脑连接到主机的WiFi,并将浏览器打开到组织的捐赠页面;和
  • 当到达时欢迎您的客人。

托管提示:

当您分享活动议程时,请确保您在几点提及您的休息时间和计划的完成时间。按时开始和结束对于维持信任至关重要。指导人们在早期离开时要做什么(例如,通过调查等等),并告诉他们您将在最后分享讲义。

对于短暂的自我介绍,每个人都有一分钟才能默默地反思你希望他们回应的问题。另一种减少人们的机会的方法比你的理想长45秒就是分享数学,如果每个人都说两分钟就有多长时间。使用Chime或类似的设备来帮助让人们移动。

如果您协同促进,请使用您的短暂休息私下检查,并可能修改您的运行表。

为了节省时间,将受众提出问题和答案递回演示文稿部分。

在您提出的要求时,请记住提及您的税收扣除状态,并在此活动的关闭时提供在线捐赠选项。

在您关闭,感谢主持人和与会者,突出主人对人们幸福的时间长短。提到你将可用<number>几分钟回答问题并帮助任何在线捐赠。

9.保持势头。

在五天内发送电子邮件给与会者,感谢他们并链接到您创建的相关的免费资源和/或可能是兴趣和帮助的公共信息。

处理任何捐款,更新您的筹款和邮寄数据库,并将手写谢谢卡片给予超过50美元的人。随着额外的捐款进来,随时随地跟进电话,并感谢您的卡片。

与您的团队一起汇报,重点是学习。分析调查结果并跟进任何可操作物品(例如,对加入您的董事会或举办您的下一个房间派对的感兴趣的表达)。您可能需要更新您的运行表,调查,讲义,书面捐赠表,以及未来住房派对的邀请列表 - 这是真的,人们有时会表达他们想参加另一个!

对于未来的活动,请记住查看您以前的活动访客列表,以确保您邀请人们表示他们想参加未来的活动。

那就是它!

请记住,人们渴望希望,连接和谈话。通过房间派对,您可以为您提供所有这些支持者等等。


Crystal Arnold,B.A.,是创始人  和钱聪明的女人播客。她是在成长后院的发展和教育主任。

Donnie Maclurcan,Ph.D.,是执行董事 。作家,社会企业家和促进者,他在30多个国家合作了非营利性举措。

本文已重新发布 后增长研究所.

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